| Скачати |
ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ
1. Створення форми
При перегляді, введенні і редагуванні даних в Microsoft Office Access можна використовувати форми. Форми є об’єктами бази даних, і зберігаються у файлі бази разом з таблицями і запитами. Форми можуть застосовуватися для управління доступом до даним: з їх допомогою можна відображати тільки ті поля таблиць і запитів, які потрібні користувачеві зараз. Форма є найбільш зручним інструментом для роботи з полями MEMO. Для автоматизації часто виконуваних дій у форму можна додавати кнопки і інші елементи, що управляють. Правильно побудована форма робить роботу з базою даних зручнішою і ефективнішою, а також допомагає запобігти помилкам при введенні даних. Для швидкого створення форми виділіть таблицю або запит, дані яких вона повинна відображати і натисніть кнопку «Форма» на сторінці «стрічки» «Створення».
У створеній за замовчуванням формі представлені всі поля базового джерела даних. Форма відображається в режимі макету. У цьому режимі можна вносити зміни в структуру форми і одночасно проглядати дані. Натисніть кнопку «Режим форми» в статусному рядку, щоб перейти в звичайний режим роботи з формою.
Для переміщення по записах використовуються елементи панелі навігації, розташованої в нижній частині форми. Натисніть кнопку «Наступний запис» для переміщення на один запис вперед. Натисніть кнопку «Останній запис» для переміщення на останній запис таблиці або запиту. Закрийте вікно форми.
При першому виході з форми збережіть її в базі даних. Потім потрібно задати ім’я для збереження форми в базі даних після чого натисніть кнопку «ОК».
У певних випадках Access додає в створювану за замовчуванням форму дані із зв’язаних таблиць. Виберіть таблицю «Співробітники» і знову натисніть кнопку «Форма» на сторінці «стрічки» «Створення». У побудованій формі для поточного запису таблиці «Співробітники» відображається таблиця, що містить пов’язані з нею записи з таблиці «Витрати».
Існує достатньо багато альтернативних варіантів створення нової форми. Наприклад, можна створити порожню форму і додати в неї тільки потрібні поля. Перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення» і натисніть кнопку «Порожня форма». У вікні «Список полів» клацніть на посиланні «Показати всі таблиці». Відкрийте потрібну таблицю і клацніть правою кнопкою миші на полі, яке треба додати у форму. Виберіть в контекстному меню команду:
Можна додавати поля у форму простим перетягуванням.
Для виходу з режиму додавання полів натисніть кнопку «Додати поля» в розділі «стрічки» «Елементи управління». Закрийте форму. Підтвердіть збереження форми в базі даних. У вікні потрібно задати ім’я форми після чого натисніть кнопку «ОК».
У Microsoft Office Access 2007 з’явився новий вигляд форми – розділена форма, що дозволяє відображати дані відразу в двох уявленнях, – в режимі форми і в режимі таблиці. Уявлення пов’язані з одним і тим же джерелом даних і синхронізовані один з одним. Для створення розділеної форми виділити в області переходів джерело даних – таблицю або запит.
Перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення» і натисніть кнопку «Розділена форма». Клацніть в одному з елементів таблиці, розташованої в нижній частині форми. При виділенні поля або переміщенні по записах в табличній частині форми в іншій частині активізується відповідне поле і виконується перехід на відповідний запис. Дані можна додавати, змінювати або видаляти в кожній частині розділеної форми. Зручно користуватися табличною частиною форми, щоб швидко знаходити потрібний запис, а переглядати або змінювати запис можна в режимі форми.
Для створення складніших форм можна викликати галерею «Інші форми», натиснувши відповідну кнопку на сторінці «стрічки» «Створення».
Зокрема, можна скористатися Майстром форм.
В процесі виконання покрокових інструкцій Майстра можна вказати спосіб угрупування і сортування даних, включити у форму поля з декількох таблиць або запитів і так далі.
2. Редагування форми
Редагування форми можна виконувати в режимі макету або в режимі конструктора. Відкрийте форму, двічі клацнувши на рядку з її ім’ям в області переходів. Для переходу в режим макету натисніть відповідну кнопку в рядку стану.
Режим макету є найбільш наочний режим для зміни форм. У режимі макету можна проглядати дані практично в такому ж вигляді, в якому вони відображаються в режимі форми. У цьому ж режимі можна змінювати і структуру форми. Відображення у формі реальних даних допомагає правильно підібрати розмір елементів управління і їх розташування. Для кожного поля або іншого елементу управління, включеного у форму, можна викликати діалогове вікно редагування його властивостей. Для цього викличте контекстне меню, клацнувши правою кнопкою миші на потрібному полі і виберіть команду «Властивості».
Вікно властивостей є багатосторінковим. На сторінці «Макет» можна набудувати параметри відображення поля в макеті форми – формат, межі, положення на сторінці і так далі.
На сторінці «Дані» можна змінити джерело даних для поля.
На сторінці «Події» можна визначити, як елемент управління реагуватиме на різні дії користувача – наприклад, клацання лівою кнопкою миші на кнопці або зміна тексту у вікні введення.
У верхній частині вікна властивостей відображається список, в якому можна вибирати елементи управління для редагування.
Щоб закрити вікно редагування властивостей, клацніть на кнопці «Закрити» в його верхньому правому кутку.
Деякі завдання неможливо виконати в режимі макету. У таких випадках необхідно перемкнутися в режим конструктора. Натисніть кнопку «Конструктор» в рядку стану. Режим конструктора дозволяє детально представити структуру форми. У цьому режимі форма не виконується, тому немає можливості проглядати базові дані. У режимі конструктора зручно додавати у форму елементи управління, змінювати джерела даних полів, змінювати розміри розділів і настроювати властивості форми, недоступні в режимі макету.
Елементами управління називаються об’єкти, які використовуються у формі для відображення даних або виконання інших дій. Найчастіше використовується елемент управління «Поле». Крім того, можна використовувати такі елементи управління, як написи, малюнки, прапорці, кнопки і так далі.
Елементи управління розташовуються і вирівнюються на формі за допомогою макетів. Макет можна представити у вигляді таблиці, в кожній комірці якої міститься елемент. Для того, щоб мати можливість задати положення елементу самостійно, клацніть на елементі правою кнопкою миші розкрійте підміню «Макет» і виберіть команду «Видалити». Тепер можна вільно переміщати елемент формою.
Додавати елементи управління у форму можна за допомогою інструментів групи «Елементи управління» на сторінці «стрічки» «Конструктор». Наприклад, щоб додати у форму заголовок, натисніть кнопку «Заголовок». Доданий елемент управління автоматично переходить в режим редагування, що дозволяє відразу змінити текст заголовка.
Для додавання обчислюваного поля натисніть кнопку «Поле». Для вставки поля у форму необхідно клацнути лівою кнопкою миші в точці, де знаходитиметься верхній лівий кут цього поля. Зліва від поля буде вставлений пов’язаний з ним напис – заголовок поля. Викличте контекстне меню, клацнувши правою кнопкою миші на потрібному полі і виберіть команду «Властивості». У вікні редагування властивостей поля перейдіть на сторінку «Дані». Можна безпосередньо ввести дані в клітинці «Дані» або викликати Будівника виразів Microsoft Office Access, для цього натисніть кнопку поряд з цією клітинкою.
Після задання виразу для нового поля і настройки інших його параметрів можна змінити текст приєднаного до поля напису. Перейдіть в режим форми для переглядання результатів редагування.
3. Створення простого звіту
Microsoft Office Access 2007 дозволяє створювати звіти будь-якого ступеня складності. Перш за все, треба вибрати джерело, з якого витягуватимуться дані для звіту. Таблиці і запити, що містять базові дані, називаються джерелом записів звіту. Якщо всі поля, які потрібно включити в звіт, знаходяться в одній таблиці, джерелом записів буде ця таблиця. Якщо поля знаходяться в декількох таблицях, як джерело записів використовується один або декілька запитів. Іноді доводиться створювати запити спеціально для звіту. Для швидкого створення звіту виділити таблицю, по якій формуватиметься звіт, перемкнутися на сторінку «стрічки» «Створення» і натисніть кнопку «Звіт».
У побудованому звіті будуть представлені всі записи базової таблиці або запиту. Такий звіт дозволяє швидко переглянути і роздрукувати базові дані. Пізніше звіт можна буде зберегти і внести до нього необхідні зміни в режимі макету або конструктора. За замовчуванням знов створений звіт знаходиться в режимі макету і дозволяє проглядати реальні дані. Якщо потрібно розташувати записи звіту в певному порядку, можна встановити сортування поодинці або по декільком полям. Виберіть поле для сортування і натисніть кнопку з потрібним режимом сортування. Для відміни сортування по цьому полю натисніть кнопку «Очистити всі сортування».
Для перемикання в режим конструктора натисніть кнопку «Конструктор» в рядку стану. У режимі конструктора можна проглянути вміст всіх розділів звіту. Розділ «Заголовок звіту» друкується тільки один раз на початку звіту, перед верхнім колонтитулом. У заголовок включається інформація, що зазвичай поміщається на обкладинці, – емблема компанії, назва звіту, дата. Розділ «Верхній колонтитул» друкується у верхній частині кожної сторінки. Верхній колонтитул використовується в тих випадках, коли потрібно, щоб деяка інформація – наприклад, назва звіту, – повторювалася на кожній сторінці. Розділ «Область даних» друкується один раз для кожного запису з джерела записів. У нім розміщуються елементи управління, складові, основний зміст звіту. Розділ «Нижній колонтитул» друкується в нижній частині кожної сторінки. Використовується для нумерації сторінок і для друку інформації. Розділ «Примітка звіту» друкується один раз в кінці звіту. Цей розділ можна використовувати для відображення підсумків і іншої зведеної інформації по звіту.
Якщо в звіті використовується групування даних по яких-небудь полях, то перед кожною новою групою записів друкується розділ «Заголовок групи», що зазвичай включає назву цієї групи, а в кінці – розділ «Примітка групи», в якій можна відобразити зведену інформацію по групі в цілому. Для додавання нових елементів в звіт використовуються інструменти, розташовані в розділі «Елементи управління» на сторінці «стрічки» «Конструктор».
Робота з елементами управління звіту мало відрізняється від роботи з елементами управління форми. Для переходу в режим представлення звіту натисніть відповідну кнопку в рядку стану. У цьому режимі можна, наприклад, виділити текст звіту і скопіювати його в буфер обміну. У режимі представлення звіту можна також застосовувати фільтри до даних звіту. Клацніть правою кнопкою миші в одному із стовпців, розкрийте підміню «Числові фільтри» і виберіть в меню, що відкрилося, потрібну умову фільтру. У полі введення вікна діалогу, що відкрилося, потрібно ввести значення для порівняння, після чого натисніть кнопку «OK».
4. Створення звіту з групуванням даних
Часто при друці звіту потрібно не тільки відсортувати записи, але і розібрати їх на групи. Групування дозволяє наочно розділити записи і відобразити ввідні і підсумкові дані для кожної з груп. Для створення звіту з групуванням записів зручно використовувати Майстер звітів Microsoft Office Access 2007. Майстер звітів дозволяє вибрати потрібні поля, вказати спосіб групування і сортування даних, включити в звіт поля із зв’язаних таблиць або запитів. Перед початком роботи з майстром виберіть основне джерело даних. Для запуску майстра перейдіть на сторінку «стрічки» «Створення» і в групі «Звіти» натисніть кнопку «Майстер звітів».
На першій сторінці Майстра можна вибрати поля для включення в звіт. Можна вибирати поля з різних таблиць, якщо між ними встановлені відповідні зв’язки. Для продовження роботи натисніть кнопку «Далі». Якщо в звіт включено декілька таблиць і перевірку відносин між таблицями пройшла успішно, Майстер пропонує вибрати один з можливих способів представлення даних. Натисніть кнопку «Далі». На наступній сторінці Майстра звітів можна вибрати додаткові рівні групування даних. Розташований в правій частині сторінки макет дозволяє оцінити результат групування. Для видалення доданого рівня групування досить двічі клацнути на його імені в правій частині сторінки або скористатися відповідною кнопкою. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. На цьому кроці можна виконати сортування записів по чотирьох полях в порядку зростання або спадання. Розкрийте випадний список і виберіть сортування по полю. Кнопка «Підсумки.» відображається тільки за наявності в звіті хоч би одного числового поля в розділі даних. Натисніть кнопку «Підсумки.» для завдання підрахунку підсумків по наявних числових полях. У списку доступних числових полів і статистичних функцій встановите прапорець біля функції. Натисніть «OK» для виходу з цього вікна. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. На цьому кроці можна вибрати один із стандартних варіантів розташування даних в звіті і орієнтацію листа паперу для виведення звіту. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. На цій сторінці можна вибрати стиль оформлення звіту. Натисніть кнопку «Далі» для переходу на наступний крок. В останньому вікні потрібно задати ім’я для збереження звіту в базі даних. Для завершення створення звіту натисніть кнопку «Готово».
За замовчуванням задане ім’я звіту відображається в його заголовку. Для того, щоб змінити це ім’я, можна перемкнутися в режим макету або конструктора.
ЗАВДАННЯ РОБОТИ
Створення форм та звітів
- Скопіювати базу даних із попередньої лабораторної роботи (Lab5).
- Для кожної таблиці та запиту створити форми. Форми необхідно створювати різними способами: використати майстер, визначенні шаблони (проста форма, розподілена форма, декілька елементів) та конструктор.
- Назви всіх полів на формах повинні бути українською мовою.
- Створити звіт за допомогою майстра на основі декількох зв’язаних таблиць. Модифікувати створений звіт.
- Створити звіт за допомогою конструктора. Модифікувати декілька зв’язаних та незв’язаних елементів керування у звіті.
- Створити спеціалізований звіт “Наклейки” за допомогою майстра на основі декількох зв’язаних таблиць. Модифікувати створений звіт.
Оформлення звіту
- У звіті повинні бути зазначені:
- Номер лабораторної роботи
- Назва лабораторної роботи
- Завдання до лабораторної роботи
- До кожного пункту завдання повинна бути зроблена копія екрану
- Докладно описано хід виконання лабораторної роботи, додані копії екранів
- Зроблено висновок до лабораторної роботи
- Звіт оформити у вигляді презентації.
Слайди презентації роздрукувати.